Por Thaís Roque | CARREIRA | Matéria publicada na edição 114 da Revista Versatille

No documentário “O Código Bill Gates”, a assistente do bilionário conta que seu maior trabalho é gerenciar o tempo do fundador da Microsoft. Afinal, é a única coisa no mundo que ele não pode comprar. Nem ele, nem eu, nem você. O que nos resta, então, é fazer bom uso de nossos dias, certo?

Em um mundo conectado 24 horas, não importa o tamanho do trabalho, as obrigações e pendências aumentam a cada minuto, mesmo quando a gente se esforça para brecá-las. Alguns dizem que os dias estão mais curtos, outros, que ferramentas como o WhatsApp nos impedem de ter uma vida mais leve e nos desligarmos. Eu sei, muita gente está lendo isso e acenando com a cabeça porque se identificou. O fato é: precisamos falar sobre produtividade, sem perder a paz.

O mundo já valorizou demais ser workaholic. Hoje, no entanto, pesquisas de empresas como a WGSN mostram que a tendência é o slow living, movimento que busca equilíbrio, priorizando o offline e o tempo para cuidar de si. A saúde deixou de ser mero cuidado médico: virou estilo de vida a ser seguido com prazer. As dicas que reuni podem fazer diferença para você.

MUDAR, SIM. MAS COM QUE OBJETIVO?
Antes de sair de sua zona de (des)conforto, identifique os motivos pelos quais quer mais tempo livre. Liste três benefícios que terá ao ser mais produtivo: tempo com os filhos? Novos clientes? Fazer academia? Pense como as áreas de sua vida estão e como gostaria que estivessem caso conseguisse otimizar sua rotina e, consequentemente, tivesse mais tempo. As áreas são: trabalho e carreira, lazer, intelectual, saúde, vida financeira, amigos e família, relacionamento amoroso, espiritualidade.

Em seguida, olhe sua vida com sinceridade e veja em que você acha que perde tempo. Para começar, vamos fazer um choque de realidade e descobrir quanto tempo passa em seu celular. Topa? Nosso objetivo não é que saia das redes sociais nem do aparelho e se isole do mundo. Estamos apenas começando a falar sobre produtividade, e isso quer dizer ter controle de seu tempo, fazendo melhor uso dele. Se limitarmos as redes sociais a 30 minutos por dia, quanto tempo você teria livre? O que poderia fazer com o restante?

CADA ORGANISMO FUNCIONA DE UM JEITO
Nem todo mundo é produtivo no mesmo período do dia. Daniel H. Pink, especialista em produtividade, diz que existem três perfis: as pessoas da manhã, as da noite e as que variam entre uma e outra.

Observe, durante uma semana, em que momento de seu dia é mais fácil se concentrar nas tarefas. Esse é o período para priorizar as atividades mais analíticas, que envolvem atenção e tomada de decisão. No período de maior cansaço e menor poder de concentração, priorize as que precisam de insight e criatividade, porque você tende a ser mais espontâneo e menos crítico. O meio tempo, reserve para tarefas administrativas.

Organize sua rotina de acordo com seu timing pessoal. Independentemente de trabalhar em uma empresa ou de ser empreendedor, é possível ajustar sua rotina conforme seu ritmo de funcionamento interno.

Se perceber que fica sem energia, não se preocupe: Pink ensina e ainda encoraja uma soneca durante o dia. Desde que não passe de 19 minutos:

1. O cochilo deve ocorrer sete horas após você despertar.
2. Crie um ambiente calmo. Se puder, feche a porta e use um sofá.
3. Tome um copo de café – SIM, isso mesmo! A cafeína demora 25 minutos para fazer efeito, então entrará em ação bem quando você acordar.
4. Coloque um alarme para 25 minutos – você deve dormir em até seis minutos após ativar o alarme, pois a soneca ideal dura de dez a 19 minutos.
5. Ao acordar, seu corpo estará energizado e com a cafeína fazendo efeito.

Você sentirá um pico de energia! Essa dica, pasme, tende a aumentar em 20% sua produtividade no dia.

APRENDA A DIFERENCIAR URGENTE E IMPORTANTE
PARA TRANSFORMAR NOSSO DIA A DIA EM UM FLUXO PRODUTIVO QUE NOS TRAGA PAZ E QUALIDADE DE VIDA, PEGUE SUA LISTA DO QUE PRECISA REALIZAR E SEPARE CONFORME OS CRITÉRIOS ABAIXO:

Importante e urgente – Aqui vão basicamente dois tipos de tarefa: as que você não tinha como prever e as que deixou para o último minuto.

Importante e não urgente – Essas pendências normalmente ajudam você a realizar suas metas pessoais e profissionais, por isso as considere importantes, afinal envolvem seu interesse nelas.

Não importante e urgente – Parecem inofensivas, porém devem ser retiradas da frente para que não atrapalhem as mais importantes. Se forem pendências de outras pessoas ou favores, veja se pode devolvê-las ou delegá-las.

Não importante e não urgente – Lista de possíveis tarefas descartáveis. Podem ser remarcadas, canceladas ou ignoradas

AGENDA É LIBERDADE
A REGRA PRINCIPAL AO ESTRUTURAR A ROTINA: Não monte a agenda que você desejaria, e sim o cenário real. Se você dificilmente sai do trabalho antes das 19 horas, não marque tarefas pessoais às 18h30. Pior do que construir uma agenda que não ajudará é a constante sensação de frustração que pode surgir.

Ao entender em que momento do dia você funciona melhor, as tarefas são mais facilmente distribuídas – você pode criar, inclusive, uma janela diária para “apagar incêndios”. Há quem acredite que tarefas podem ser cumpridas à medida que chegam, o que pode causar um sentimento de controle, porém não necessariamente ser realista com quando têm prazo para serem entregues.

A produtividade vem quando sua rotina encontra espaço para realizar suas pendências. Planejou uma agenda que não consegue cumprir? Reavalie o que fica mais confortável para você, quantas vezes forem necessárias. Ser gentil com seu organismo e ritmo é, além de um movimento de respeito a si, também sábio para conhecer seus limites.